契約・請求業務 操作說明書

對象：JP team 內部同仁　｜　最終更新：2026-09-03

目次
  1. 製作背景與目的
  2. 用語定義
  3. 使用權限與角色分工
  4. 判斷流程：我的案件該走哪一條？
  5. 操作說明（路徑A／路徑B 契約／Square／収益・入金管理／解約流程）
  6. 金額決策規則
  7. 禁止事項
  8. 相關窗口
  9. 相關連結
  10. 附錄：已知待修正項目

1. 製作背景與目的

過去財務與合約相關作業多半依靠人工手動執行，只有部分環節可透過輸入特定關鍵字觸發自動化。實際運作後發現，同仁在執行時常有不熟悉、不理解流程的情況，導致作業停滯或需要等待他人協助。

因此我們重新檢視並優化了原有流程，盡可能將可自動化的環節自動化。除了提升效率之外，另一個重要目的是避免同仁在操作過程中誤動到合約內容，造成合約不完整或失效。

2. 用語定義

2-1. 系統與工具

名稱說明
Pipedrive（PD）客戶追蹤系統。所有合約資料的來源
DocuSign電子簽章系統。合約的正式送達方式
Square收款系統。請求書與定期扣款的執行處
PD契約システム產出合約 PDF 與建立請求書的內部系統
収益・入金管理確認診所請款與入金狀況的內部頁面

2-2. Pipeline 階段

代號日文中文
E1一時保存暫存
E2リスト名單
E3ヒアリング機會
E4相談中已約時間
E5見積済み已報價
E6POC安排上線
E7契約中提供合約
E8契約済み待收費

Client ID：當 Deal 推進到 E5. 見積済み（已報價） 時，Pipedrive 會自動生成一組 Client ID 並帶入。BD 端不需要針對此欄位做任何設定或申請。

2-3. 契約バージョン（路徑 A 專用）

以下清單為 Pipedrive 上的選單欄位，適用於路徑 A（關鍵字自動觸發）。

代號合約類型
011.Talk プレミアム all in one
02PackageStandard 予約システム抜き
031.Talk のみ（LINE&SNS の機能を対応）予約システム抜き
04Google で予約
05Ai Agent
06NDA (Clinic)
07all in one + AI Agent
08Google + AI Agent

3. 使用權限與角色分工

角色對象可修改設定可送出資料可查看
系統維護Yua、Joy、Ethan○○○
流程建置主責Joy○○○
送件執行BD 端人員✕○○
CSCS 同仁✕✕○
財務部財務同仁✕✕○

關鍵原則：實際送出資料的只有 BD 端。 CS 與財務部具查看權限，但不執行送出動作。
一般使用者不得自行更動系統設定；若發現流程有誤或需要調整，請聯絡 Joy。

合約送出的負責人

路徑送出方式負責人
路徑 A系統經 DocuSign 自動寄出系統自動（BD 確認內容後按「完了」）
路徑 B人工上傳 DocuSign 發送Yua、Joy

簽署順序兩條路徑相同：BD → Ethan → 診所負責人

4. 判斷流程：我的案件該走哪一條？

       這個產品組合有在自動觸發的設定內嗎？
                        │
        ┌───────────────┴───────────────┐
       有                              沒有
        │                               │
     路徑 A                          路徑 B
  Pipedrive 關鍵字觸發            PD契約システム 產出 PDF
        │                               │
  DocuSign 自動寄出              下載 PDF → 交 Yua／Joy

判斷重點：若販售的產品組合較複雜（例：同時販售 AI Agent ＋ Google ＋ all in one），而既有自動觸發條件中沒有這個組合，即走路徑 B。

5. 操作說明

5-1. 路徑 A：Pipedrive 關鍵字自動觸發

適用時機：E7. 契約中（提供合約）

  1. 在 Pipedrive 輸入購買產品、金額、付款起始日（合約開始日）
  2. 輸入合約起始日、付款頻率
  3. 於活動紀錄輸入「契約書送付の件」並儲存
  4. 稍待片刻，負責人 Email 會收到 DocuSign。請確認信件是否為日文；若顯示中文或英文，請找 Yua 協助調整
  5. 確認 Pipedrive 自動帶入的資訊有無錯誤。有錯直接修正，並務必回 Pipedrive 同步更正；無誤則按「完了」
  6. 簽署紀錄可於 Slack #feed-jp-integration 查看

送出前務必確認

  • All in one 案件要送 All in one 合約
  • Google only 案件要送 Google Reserve 合約

其他注意事項

情況處理方式
需要重新發送先在 Pipedrive 更正資訊，再重新送出關鍵字
重複觸發聚焦會顯示「契約書を送付しました」，不會觸發後續流程
未回簽提醒超過 3 個工作日，N8N 於週一三五台灣 08:00／日本 09:00 在 #feed-jp-integration 推播；超過 36 個工作日停止提醒

5-2. 路徑 B：PD契約システム｜契約分頁

網址：https://sales.1talk.jp/jp/pd-contract

設計目的：合約條文與已設定好的時程由系統自動帶入，BD 端不需要、也不應該手動編輯合約內文。

本系統產出的 PDF 適用於任何情境，不限於正式送出。 若診所希望在正式簽署前先看過合約內容，可先在 Pipedrive 把價格等資料設定完成，再到本系統依步驟產出 PDF，提供診所預覽。若診所對內容有疑問，請帶回內部討論，切勿自行修改合約檔案。

步驟 1：貼上 Deal 連結並搜尋

於 Pipedrive 找到該診所的商談頁面，複製網址（例：https://human-mailman.pipedrive.com/deal/30621），貼入輸入框後按「検索」。

成功時會顯示「検索成功」與「表示中：Deal 30621（診所名）」。若在 Pipedrive 修改了資料，按右側橘色「更新」重新抓取。

步驟 2：確認基本情報

欄位說明
契約バージョン僅供參考。實際產出依產品品項判定
Deal IDPipedrive 的商談編號
Client ID未生成時顯示「（なし）」，不影響產出
クリニック名／住所診所名稱與地址
契約開始日合約起始日

欄位後方的 ✅ 代表該項目已填妥。右上「この Deal の入金記録を見る」可跳至収益・入金管理。

欄位未打勾時的處理
回到 Pipedrive 補齊資料 → 回本系統按「更新」→ 確認全部欄位都有 ✅ → 再產生 PDF。
請勿在資料不完整的狀態下產出合約。

步驟 3：確認收納狀況

黃色警示區會提示付款相關狀態，例如：初期費用是否已送出、該 Deal 是否有定期扣款（含起始日、月額、預定停止日）。

步驟 4：確認署名者情報

氏名／役職／Email／電話番号／FAX。底部的「AlleyPin 担当営業」為內部管理用，不會顯示在合約書上。

步驟 5：確認料金明細

此處為金額最終確認點，請核對是否與 Pipedrive 一致。

步驟 6：產生合約書 PDF

步驟 7：交付

下載 PDF 後，提交給 Yua 或 Joy，由其上傳至 DocuSign 發送。BD 端不需自行上 DocuSign。

提交 PDF 時，請一併提供以下診所資訊（缺一項都無法發送）：

項目說明
診所名稱這份合約是哪一間診所的
簽署負責人診所端由誰負責簽署
簽署人 EmailDocuSign 的寄送對象

簽署順序：BD → Ethan → 診所負責人

只受理本系統產出的 PDF。
自行以可編輯檔製作、或下載後又經過修改的合約檔案，一律不受理、不會協助發送，請重新從本系統產出。

5-3. PD契約システム｜Square 分頁

用途：依 Pipedrive 的產品與金額，在 Square 上建立並發送請求書。
執行者：BD 端

步驟 1：搜尋 Deal

與契約分頁相同，貼上 Pipedrive Deal 連結後按「検索」。

步驟 2：確認收納狀況

系統會提示目前狀態，例如：偵測不到已送出的請求書（可能未送出，或月額為 0 円）、該 Deal 目前無定期扣款等。

步驟 3：確認金額（最重要）

此區顯示的是 Square 收款用的實際入金金額，不含折扣明細。

關於折扣與價格變動
Pipedrive 上會記錄標準價與實際成交價的差額。例如標準初期費用 200,000 円、月額 35,000 円，實際談成 180,000 円與 30,000 円，系統即呈現初期折扣 20,000 円、月額折扣 5,000 円。

若折扣幅度較大，業務須說明降價原因（例：該診所為大型醫院、有規模考量等）。財務在記帳時會就此提問，請事先備妥理由。

步驟 4：支付期限

預設為契約開始日 ＋ 1 個月。此欄位僅管理權限者可見，一般 BD 端的畫面上不會顯示。若需調整支付期限，請聯絡 Yua 或 Joy。

步驟 5：建立草稿

按藍色按鈕「この Deal の請求書下書きを作成（全商品まとめて1枚）」。

請求書為全品項合併一張開立。 畫面上方仍留有「初期費用與月額費用請分別建立決済連結」的舊說明文字，現行流程以合併一張為準。

注意：草稿建立後，品項與金額即固定，之後即使修改 Pipedrive 資料也不會反映。按下建立前請先確認是最新資訊。

草稿有效時間為 10 分鐘。 超過 10 分鐘的草稿會標示為「已逾期」並無法再送出，系統也會自動刪除建立在 Square 上的草稿。逾期後請重新建立草稿，不要嘗試沿用舊的那一筆。

若該 Deal 先前已建立過草稿，畫面會出現黃色警示區，列出歷次建立紀錄（時間、品項數、建立者、是否逾期）。

步驟 6：確認明細並送出

草稿建立後，下方會列出完整明細（各項初期費用、月額費用、合計、支付期限），供執行者再次核對。確認無誤後按「送信を確認」，系統會再跳出確認視窗，再次確認後才會實際送出。

步驟 7：送出後的確認

送出完成後，系統會自動寄送通知信至執行者（BD）本人的信箱，告知該診所的請求書已成功送出。若對送出結果有疑問，可至「収益・入金管理」頁面查詢該診所的實際狀況。

如需修改

若在送出請求書前發現金額有誤，必須回到 Pipedrive 修改。 本頁面無法修改任何金額或品項。
在 Pipedrive 修改完成後，請回到本系統重新搜尋該交易，畫面才會顯示更新後的金額。

關於解約

當該 Deal 已成功建立定期扣款後，「収納状況の概要」區塊會顯示訂閱資訊（狀態、開始日、月額），並出現「サブスクリプションを解約」按鈕。

此按鈕目前未開放給 BD 端。 若診所提出解約，請依 5-5. 解約流程（暫行） 處理，由管理權限者執行取消定期扣款。

5-4. 収益・入金管理

網址：https://sales.1talk.jp/jp/payment-tracking
用途：將 Pipedrive 的合約資訊與 Square 的入金實績對照，確認各診所的請款與入金狀況。
使用時機：在 Square 分頁開立請求書後，用本頁追蹤該診所實際的付款情形。
資料來源：Pipedrive Deal 資料 ＋ Square 入金紀錄 ＋ 財務部實際入金紀錄

分頁一覽

分頁用途
月次入金サマリー當月入金總覽
クリニック／Deal 検索單一診所的請款與入金狀況
未収・延滞未收款與逾期項目
月額¥0一覧月額為 0 円的案件一覽
代理店分配經銷商分潤與匯款管理
入金関連備考検索入金相關備註搜尋

5-4-1. クリニック／Deal 検索

步驟 1：搜尋　輸入診所名稱或貼上 Pipedrive Deal 連結，按「検索」。

步驟 2：確認總覽

顯示內容說明
診所名稱、Deal 標題與 ID右上可直接「Pipedrive で開く」
担当 BD該案負責業務
商品購買的產品明細（初期費用／月額費用）
契約締結日／契約開始日／請求基準日／初回請求日系統會標示算出根拠
請求予定額／入金済み／未収三欄並列，一眼看出是否有未收款
最終同期時刻資料最後同步時間

步驟 3：查看與新增備註

担当者の手動メモ：可直接在此新增備註，例如該診所付款時間較晚、窗口換人導致延遲等。按「＋ メモを追加」新增。

本區與 Pipedrive 雙向連動

  • 在此頁寫入的備註會同步至 Pipedrive，不需要再回 Pipedrive 補寫一次
  • 業務原本寫在 Pipedrive 的備註與活動紀錄（通話／會議／任務）也會顯示在本頁，不需另外開 Pipedrive 查看

因此，沒有 Pipedrive 權限的人也能在此看到完整脈絡；有 Pipedrive 權限的人則可在同一頁掌握營收狀況與歷史備註。

備註僅供參考，不作為入金證明。請求與入金金額一律以 Pipedrive／Square 的資料為準。

步驟 4：查看請求時間軸

依契約年度分組（契約1年目、2年目…），逐期列出：期別／請求予定日／請求予定額／入金額／入金日／Square 品目／請求書・領収書連結／担当 BD，並標示狀態（例：入金済み）。

關於領収書（發票）
部分診所會要求開立發票。技術上可行，因此系統保留了此功能，可從本頁下載。此為手動作業——自動化流程中沒有這個選項，需由執行者自行下載後提供給診所。另請留意，發票內容與營收認列的認定可能存在差異。

5-4-2. 代理店分配

本分頁限管理權限者操作，BD 端僅可查看。

本分頁處理與經銷商之間的金流，依方向分為兩種。

① 我方支付分潤給經銷商（例：Medrock、Ambii）

判定方式：系統依 Pipedrive 上登記的介紹經銷商，對應到 Notion 上已談定的分潤條件，自動計算該診所的分潤金額。

各經銷商區塊列出旗下診所：診所名稱／順位／請求予定日／請求予定額／入金額／支払予定額／狀態（未開始・入金済み 等），區塊右上顯示該經銷商的支払予定額合計。

可執行的操作（管理權限者）：

② 經銷商匯款給我方（例：Genie／DentaLight）

金流方向相反：由診所支付給經銷商，經銷商再將其中一部分匯給我方。此處顯示的是實際收到的金額。
資料來源：JP_經銷商 or 年繳匯款資料 表單。
作業方式：我方定期向對方開立請求書，對方於指定日期前完成轉帳。

「現在この代理店に属するクリニック一覧」依 Pipedrive 上 reseller 欄位登記為該經銷商的診所整理而成。此清單與匯款金額不連動——因為經銷商是合併匯款，無法拆分至個別診所。清單中亦會標示尚未開始請款的診所與初回入金預定日。

5-5. 解約流程（暫行）

本節目前為暫行說明，尚未正式納入系統流程。 目的是讓執行人員對解約作業有共同認知，實際執行前請先與 Yua、Joy 確認。

5-5-1. 解約日怎麼定

解約結束日 ＝ 合約開始日的同一個日期數字（付款錨點日）。請勿另外訂一個新日期。

實務判斷
若診所在 5/20 提出解約，而付款錨點日是每月 10 日，則應提供 6/10 或 7/10 作為解約日。提早解約也可以，但結束日一定要切在對方的付款錨點日，後續作業才會順暢。

5-5-2. 談解約時的注意事項

5-5-3. 解約確定後：寄信通知 Finance

收件者
Tofinance@alleypin.com
CcEthan Chou、Kenneth Lo、Joy Chen、march lu、Yua

信件內容須包含

  1. 解約緣由（簡述客戶為什麼解約）
  2. 合約結束日期（依 5-5-1 的規則算出的解約生效日）
  3. 若有金額減免或金額變動：寫清楚金額與理由，讓接手的人可以直接照著處理，不需要再回頭確認

時機：至少要在「下一次付款日」（下一次錨點日請款日）的前 10 天寄出通知信，讓 Finance／Yua 有時間確認最後一張請求書內容、準備停止未來自動請款。

5-5-4. Pipedrive 更新

解約日期確定後，回到 Pipedrive 對應的交易（Deal），填入解約日期。

5-5-5. 後續：停用未來請款

Yua 確認「最後一期」的請求書已經正常寄出後，才會去取消該客戶未來月額請求書的自動寄送設定。

順序不能顛倒：先確保最後一期正確收到款，再停未來的請款。 不是解約一定案就馬上停止請款。

自動續約終止的設定方式
在設定終止自動請求書生成時，會將最後時程設在付款錨點日之後約 5 天。例：解約日為 6/10 → 系統上設為 6/15 左右，預留緩衝以免系統未完整跑完流程。

5-5-6. 合約上的解約條款

情況條件
甲方（我方）中途解約需提前 3 個月以書面通知對方
乙方解除合約（不可抗力）因 Google 仕様變更、法令修改等不可抗力因素，需於 30 日前書面通知
乙方解除合約（違約）因未按時付款或違反合約，經催告後 1 個月內未改善，可直接解除合約

6. 金額決策規則

合約金額一律由 BD Head 決策。AM 或非承辦的 BD 同仁無權代為回覆金額可否，一律須經 BD Head 確認。若實際金額與標準有明顯落差，必須上呈 BD Head 裁決。

7. 禁止事項

  • 請勿手動修改合約條文。 相關日期由系統自動帶入
  • 請勿在資料不完整（欄位未打勾）的狀態下產出合約
  • 請勿在 Square 分頁直接修改金額；需調整請回 Pipedrive
  • 一般使用者請勿更動系統設定；有問題請聯絡 Joy
  • BD 端請勿自行上 DocuSign 發送路徑 B 的合約
  • 請勿自行修改本系統產出的 PDF，也不得改用自製的合約檔案。 非本系統產出的檔案一律不受理
  • 提交 PDF 時未附診所名稱、簽署人、簽署人 Email，將無法代為發送

8. 相關窗口

事項窗口
系統操作問題、流程調整Joy
合約送出（路徑 B）、DocuSign 語言錯誤Yua（不在時由 Joy 代理）
金額決策BD Head
合約最終承認Ethan
支付期限調整、管理權限操作Yua、Joy

9. 相關連結

名稱連結
PD契約システムhttps://sales.1talk.jp/jp/pd-contract
収益・入金管理https://sales.1talk.jp/jp/payment-tracking
合約 PDF 存放資料夾PD契約システム 頁面右上「Drive フォルダを開く」
簽署狀態與簽署完成通知Slack #feed-jp-integration
發信規則（Docs 命名規則）Notion：JP 業務流程作業指南

附錄：已知待修正項目

以下為目前系統顯示與實際行為不一致之處，不影響實際產出結果，已列入後續調整清單。

  1. 產生合約按鈕的類別標示未反映組合方案（例：實際產出 AI＋Google，按鈕僅顯示「Ai」）
  2. 產生區塊的說明文字仍沿用舊的「07 カテゴリ」敘述
  3. Square 分頁上方「初期費用與月額費用請分別建立決済連結」的說明文字，與現行「全商品まとめて1枚」不符
  4. Pipedrive 備註區的「読み取り専用で、Pipedrive には書き込みません」說明文字，與實際的雙向連動行為不符

本版未涵蓋事項

以下項目另行規範，將於後續版本補充：

契約・請求業務 操作マニュアル

対象：JP team 社内メンバー　｜　最終更新：2026-09-03

目次
  1. 本マニュアルの目的
  2. 用語の定義
  3. 権限と役割分担
  4. どちらのフローを使うか
  5. 操作手順（フローA／フローB 契約／Square／収益・入金管理／解約フロー）
  6. 金額の決裁ルール
  7. 禁止事項
  8. 問い合わせ先
  9. 関連リンク
  10. 付録：既知の未修正項目

1. 本マニュアルの目的

従来、財務および契約関連の業務は手作業が中心で、一部の工程のみ特定のキーワード入力による自動化に対応していました。運用の結果、担当者がフローを十分に理解できず、作業が滞ったり、他メンバーの対応待ちになるケースが見られました。

そこで既存フローを見直し、自動化できる工程を可能な限り自動化しました。効率化に加えて、操作中に契約内容を誤って変更し、契約の不備や無効を招くことを防ぐことも重要な目的です。

2. 用語の定義

2-1. システム・ツール

名称説明
Pipedrive（PD）顧客管理システム。すべての契約データの元
DocuSign電子署名システム。契約書の正式な送付手段
Square決済システム。請求書と定期課金の実行先
PD契約システム契約書PDFの生成と請求書作成を行う社内システム
収益・入金管理クリニックの請求・入金状況を確認する社内ページ

2-2. パイプラインのステージ

記号日本語中国語
E1一時保存暫存
E2リスト名單
E3ヒアリング機會
E4相談中已約時間
E5見積済み已報價
E6POC安排上線
E7契約中提供合約
E8契約済み待收費

Client ID：案件が E5. 見積済み に進むと、Pipedrive が自動的に Client ID を生成して反映します。BD 側でこの項目に対する設定や申請を行う必要はありません。

2-3. 契約バージョン（フローA専用）

以下は Pipedrive の選択項目であり、フローA（キーワード自動トリガー） に適用されます。

番号契約タイプ
011.Talk プレミアム all in one
02PackageStandard 予約システム抜き
031.Talk のみ（LINE&SNS の機能を対応）予約システム抜き
04Google で予約
05Ai Agent
06NDA (Clinic)
07all in one + AI Agent
08Google + AI Agent

3. 権限と役割分担

役割対象設定変更データ送信閲覧
システム保守Yua、Joy、Ethan○○○
フロー構築Joy○○○
送信担当BD 側メンバー✕○○
CSCS メンバー✕✕○
財務部財務メンバー✕✕○

原則：データを実際に送信するのは BD 側のみです。 CS と財務部は閲覧権限を持ちますが、送信操作は行いません。
一般ユーザーはシステム設定を変更しないでください。フローに誤りがある場合や調整が必要な場合は Joy までご連絡ください。

契約書送付の担当

フロー送付方法担当
フローAシステムが DocuSign 経由で自動送信自動（BD が内容確認後「完了」）
フローB手動で DocuSign にアップロードして送信Yua、Joy

署名順序は両フロー共通：BD → Ethan → クリニックご担当者

4. どちらのフローを使うか

       この商品構成は自動トリガーの設定内にありますか？
                        │
        ┌───────────────┴───────────────┐
       あり                            なし
        │                               │
     フローA                         フローB
  キーワードでトリガー          PD契約システムで PDF を生成
        │                               │
  DocuSign が自動送信          PDF をダウンロード → Yua／Joy に提出

判断基準：販売する商品構成が複雑で（例：AI Agent ＋ Google ＋ all in one の同時販売）、既存の自動トリガー条件に該当しない場合はフローBを使用します。

5. 操作手順

5-1. フローA：Pipedrive キーワード自動トリガー

対象タイミング：E7. 契約中

  1. Pipedrive に購入商品・金額・支払開始日（契約開始日）を入力
  2. 契約開始日、支払頻度を入力
  3. アクティビティに「契約書送付の件」と入力して保存
  4. しばらくすると担当者のメールに DocuSign が届きます。日本語で記載されているかご確認ください。中国語や英語で表示される場合は Yua にご連絡ください
  5. Pipedrive から自動入力された情報に誤りがないか確認。誤りがあれば修正のうえ、必ず Pipedrive にも反映してください。問題なければ「完了」をクリック
  6. 署名の記録は Slack #feed-jp-integration で確認できます

送信前の必須確認

  • All in one の案件には All in one の契約書を送付
  • Google のみの案件には Google Reserve の契約書を送付

その他の注意点

状況対応
再送が必要な場合先に Pipedrive を修正してから、再度キーワードを送信
重複トリガー「契約書を送付しました」と表示され、後続処理はトリガーされません
未返送のリマインド3営業日を超えると、N8N が月・水・金の台湾 08:00／日本 09:00 に #feed-jp-integration へ通知します。36営業日を超えると通知は停止します

5-2. フローB：PD契約システム｜契約タブ

URL：https://sales.1talk.jp/jp/pd-contract

設計の意図：契約条文および設定済みのスケジュールはシステムが自動反映します。BD 側で契約本文を手動編集する必要はなく、また編集しないでください。

本システムで生成した PDF は、正式送付に限らずあらゆる場面で利用できます。 クリニックが署名前に契約内容を確認したい場合は、先に Pipedrive で価格等を設定したうえで、本システムの手順に沿って PDF を生成し、確認用としてご提供ください。内容にご質問があった場合は、社内に持ち帰って相談してください。ファイルをご自身で修正しないでください。

ステップ 1：Deal リンクを貼り付けて検索

Pipedrive で該当クリニックの商談ページを開き、URL（例：https://human-mailman.pipedrive.com/deal/30621）をコピーして入力欄に貼り付け、「検索」をクリックします。

成功すると「検索成功」および「表示中：Deal 30621（クリニック名）」が表示されます。Pipedrive 側でデータを修正した場合は、右側のオレンジ色の「更新」で再取得してください。

ステップ 2：基本情報の確認

項目説明
契約バージョン参考値のみ。実際の生成は商品品目に基づきます
Deal IDPipedrive の商談番号
Client ID未生成時は「（なし）」と表示。生成に影響しません
クリニック名／住所クリニックの名称と所在地
契約開始日契約の開始日

項目の後ろの ✅ は入力済みを示します。右上の「この Deal の入金記録を見る」から収益・入金管理へ移動できます。

チェックが付かない場合
Pipedrive に戻ってデータを補完 → 本システムで「更新」→ すべての項目に ✅ が付いたことを確認 → PDF を生成。
データが不完全な状態で契約書を生成しないでください。

ステップ 3：収納状況の確認

黄色の警告エリアに支払い関連の状態が表示されます（例：初期費用の請求書が送信済みか、当該 Deal に定期課金があるか（開始日・月額・停止予定日を含む））。

ステップ 4：署名者情報の確認

氏名／役職／Email／電話番号／FAX。最下部の「AlleyPin 担当営業」は社内管理用で、契約書には表示されません。

ステップ 5：料金明細の確認

ここが金額の最終確認ポイントです。Pipedrive の内容と一致しているかご確認ください。

ステップ 6：契約書PDFの生成

ステップ 7：提出

PDF をダウンロード後、Yua または Joy に提出してください。DocuSign へのアップロードと送信は Yua／Joy が行います。BD 側が自分で DocuSign を操作する必要はありません。

PDF を提出する際は、以下のクリニック情報を必ず併せてご連携ください（いずれか欠けると送信できません）：

項目説明
クリニック名どのクリニックの契約書か
署名担当者クリニック側で署名する方のお名前
署名担当者のメールアドレスDocuSign の送付先

署名順序：BD → Ethan → クリニックご担当者

受け付けるのは本システムで生成した PDF のみです。
編集可能なファイルから自作したもの、またはダウンロード後に修正を加えたファイルは一切受け付けず、送信対応も行いません。本システムで再生成してください。

5-3. PD契約システム｜Square タブ

用途：Pipedrive の商品と金額に基づき、Square 上で請求書を作成・送信します。
実行者：BD 側

ステップ 1：Deal を検索

契約タブと同様に、Pipedrive の Deal リンクを貼り付けて「検索」をクリックします。

ステップ 2：収納状況の確認

現在の状態が表示されます（例：送信済みの請求書が検出できない（未送信、または月額が 0 円の可能性）、当該 Deal に定期課金がない 等）。

ステップ 3：金額の確認（最重要）

このエリアに表示されるのは Square で決済する実際の入金金額 であり、割引明細は含まれません。

値引きと価格変動について
Pipedrive には標準価格と実際の成約価格の差額が記録されます。例えば標準の初期費用 200,000 円・月額 35,000 円に対し、実際の成約が 180,000 円・30,000 円であれば、初期費用割引 20,000 円、月額割引 5,000 円として表示されます。

値引き幅が大きい場合、営業担当は値下げの理由を説明する必要があります（例：大規模医療機関であるため等）。財務が記帳時に確認しますので、あらかじめご準備ください。

ステップ 4：請求書の支払期限

デフォルトは契約開始日 ＋ 1ヶ月です。本項目は管理権限者のみに表示され、一般の BD 側の画面には表示されません。変更が必要な場合は Yua または Joy までご連絡ください。

ステップ 5：下書きの作成

青いボタン「この Deal の請求書下書きを作成（全商品まとめて1枚）」をクリックします。

請求書は全品目をまとめて1枚で発行します。 画面上部には「初期費用と月額費用は別々の決済リンクを作成してください」という旧来の説明文が残っていますが、現行フローは「まとめて1枚」が正となります。

注意：下書き作成後は品目・金額が固定され、その後 Pipedrive のデータを変更しても反映されません。作成ボタンを押す前に最新の情報であることをご確認ください。

下書きの有効時間は10分間です。 10分を超えた下書きは「期限切れ」と表示されて送信できなくなり、Square 上に作成された下書きもシステムが自動的に削除します。期限切れの場合は古いものを流用せず、下書きを作り直してください。

当該 Deal で過去に下書きを作成したことがある場合は、黄色の警告エリアに作成履歴（時刻、品目数、作成者、期限切れかどうか）が一覧表示されます。

ステップ 6：明細を確認して送信

下書き作成後、下部に明細（各初期費用、月額費用、合計、支払期限）が一覧表示されるので、実行者が再度確認します。問題がなければ「送信を確認」をクリック。確認ダイアログが表示され、再度確認して初めて実際に送信されます。

ステップ 7：送信後の確認

送信完了後、システムが担当者（BD）ご本人のメールアドレス宛に、当該クリニックの請求書が送信された旨の通知メールを自動送信します。送信結果に疑問がある場合は「収益・入金管理」ページで該当クリニックの状況をご確認ください。

修正が必要な場合

請求書を送信する前に金額の誤りに気づいた場合は、必ず Pipedrive で修正してください。 本ページでは金額・品目の修正はできません。
Pipedrive での修正後、本システムで該当 Deal を再検索してください。再検索しないと新しい金額は反映されません。

解約について

当該 Deal で定期課金が正常に作成されると、「収納状況の概要」ブロックにサブスクリプション情報（ステータス、開始日、月額）が表示され、「サブスクリプションを解約」ボタンが現れます。

このボタンは現時点で BD 側には権限が付与されていません。 クリニックから解約の申し出があった場合は 5-5. 解約フロー（暫定） に従い、管理権限者が定期課金の解除を行います。

5-4. 収益・入金管理

URL：https://sales.1talk.jp/jp/payment-tracking
用途：Pipedrive の契約情報と Square の入金実績を突き合わせ、各クリニックの請求・入金状況を確認します。
利用タイミング：Square タブで請求書を発行した後、本ページで実際の支払い状況を追跡します。
データソース：Pipedrive の Deal データ ＋ Square の入金記録 ＋ 財務部の実入金記録

タブ一覧

タブ用途
月次入金サマリー当月の入金サマリー
クリニック／Deal 検索クリニック単位の請求・入金状況
未収・延滞未収・延滞項目
月額¥0一覧月額 0 円の案件一覧
代理店分配代理店の分配・送金管理
入金関連備考検索入金関連メモの検索

5-4-1. クリニック／Deal 検索

ステップ 1：検索　クリニック名を入力するか、Pipedrive の Deal リンクを貼り付けて「検索」をクリックします。

ステップ 2：概要の確認

表示内容説明
クリニック名、Deal タイトルと ID右上から「Pipedrive で開く」が可能
担当 BD案件の担当営業
商品購入商品の明細（初期費用／月額費用）
契約締結日／契約開始日／請求基準日／初回請求日システムが算出根拠を表示します
請求予定額／入金済み／未収3列を並べて表示し、未収の有無が一目で分かります
最終同期時刻データの最終同期時刻

ステップ 3：メモの確認と追加

担当者の手動メモ：このページから直接メモを追加できます（例：支払いが遅めのクリニック、窓口交代による遅延 等）。「＋ メモを追加」から追加してください。

メモは Pipedrive と双方向で連動しています。

  • 本ページで入力したメモは Pipedrive に同期されるため、Pipedrive に戻って書き直す必要はありません
  • Pipedrive に記載済みのメモ・活動記録（通話／会議／タスク）も本ページに表示されるため、別途 Pipedrive を開く必要はありません

そのため、Pipedrive の権限がない方も本ページで経緯を把握でき、権限がある方は同じページで収益状況と過去のメモを確認できます。

メモは参考情報であり、入金の証明にはなりません。請求・入金額は常に Pipedrive／Square のデータが基準です。

ステップ 4：請求タイムラインの確認

契約年度ごと（契約1年目、2年目…）にグループ分けし、回次／請求予定日／請求予定額／入金額／入金日／Square 品目／請求書・領収書リンク／担当 BD を一覧表示し、ステータス（例：入金済み）を示します。

領収書について
一部のクリニックから領収書の発行を求められる場合があります。技術的に対応可能なため本機能を用意していますが、手動対応となります（自動化フローには含まれません）。担当者がダウンロードのうえクリニックへご提供ください。なお、領収書の内容と売上計上の考え方には差異が生じる場合があります。

5-4-2. 代理店分配

本タブの操作は管理権限者のみです。BD 側は閲覧のみとなります。

本タブでは代理店との資金の流れを扱い、方向によって2種類に分かれます。

① 当社から代理店へ分配を支払う場合（例：Medrock、Ambii）

判定方法：Pipedrive に登録された紹介代理店をもとに、Notion 上で合意済みの分配条件を突き合わせ、当該クリニックの分配額を自動計算します。

代理店ごとのブロックに配下クリニックを一覧表示します：クリニック名／順位／請求予定日／請求予定額／入金額／支払予定額／ステータス（未開始・入金済み 等）。ブロック右上には当該代理店の支払予定額合計が表示されます。

実行できる操作（管理権限者）：

② 代理店から当社へ送金される場合（例：Genie／DentaLight）

資金の流れが逆になります。クリニックが代理店へ支払い、代理店がその一部を当社へ送金します。ここに表示されるのは実際に受領した金額です。
データソース：JP_代理店 or 年払い送金データのフォーム。
運用方法：当社から定期的に請求書を発行し、先方が指定日までに振込を行います。

「現在この代理店に属するクリニック一覧」は、Pipedrive の reseller 項目に当該代理店が登録されているクリニックを集計したものです。この一覧と送金額は連動していません。代理店がまとめて送金するため、個別クリニックへの按分ができないためです。一覧には、まだ請求が始まっていないクリニックと初回入金予定日も表示されます。

5-5. 解約フロー（暫定）

本セクションは暫定的な記載であり、正式なシステムフローにはまだ組み込まれていません。 担当者間で解約業務の共通認識を持つことを目的としています。実施前に Yua・Joy にご確認ください。

5-5-1. 解約日の決め方

解約終了日 ＝ 契約開始日と同じ日付（支払いの基準日）とします。新たに別の日付を設定しないでください。

実務上の判断
5/20 にクリニックから解約の申し出があり、支払基準日が毎月 10 日の場合は、6/10 または 7/10 を解約日としてご提案ください。早期の解約も可能ですが、終了日は必ず先方の支払基準日に合わせてください。後続の作業がスムーズになります。

5-5-2. 解約交渉時の注意点

5-5-3. 解約確定後：Finance への通知メール

宛先
Tofinance@alleypin.com
CcEthan Chou、Kenneth Lo、Joy Chen、march lu、Yua

メール本文に必ず含める内容

  1. 解約理由（お客様が解約に至った経緯の要約）
  2. 契約終了日（5-5-1 のルールに基づく解約発効日）
  3. 減額や金額変更がある場合：金額と理由を明記し、引き継いだ担当者がそのまま対応できるようにしてください

タイミング：次回支払日（次の基準日の請求日）の10日前までに送信してください。Finance／Yua が最終回の請求書内容を確認し、今後の自動請求の停止を準備する時間が必要です。

5-5-4. Pipedrive の更新

解約日が確定したら、Pipedrive の該当 Deal に解約日を入力してください。

5-5-5. 今後の請求停止

Yua が「最終回」の請求書が正常に送信されたことを確認したうえで、今後の月額請求書の自動送信設定を解除します。

順序を逆にしないでください：まず最終回の入金を確実に確認し、その後に今後の請求を停止します。 解約が決まった時点ですぐに請求を止めるわけではありません。

自動更新停止の設定方法
自動請求書生成の停止日は、支払基準日の約5日後に設定します（例：解約日 6/10 → システム上は 6/15 前後）。システムの処理が完了しないリスクを避けるためのバッファです。

5-5-6. 契約上の解約条項

状況条件
甲（当社）からの中途解約3ヶ月前までに書面で相手方へ通知
乙からの解除（不可抗力）Google の仕様変更、法令改正等の不可抗力による場合、30日前までに書面で通知
乙からの解除（債務不履行）支払遅延や契約違反があり、催告後1ヶ月以内に改善されない場合、直ちに解除可能

6. 金額の決裁ルール

契約金額の決裁権は BD Head にあります。AM や担当外の BD メンバーが金額の可否を代理で回答することはできません。必ず BD Head の確認を経てください。標準価格と大きく乖離する場合は、必ず BD Head の判断を仰いでください。

7. 禁止事項

  • 契約条文を手動で変更しないでください。 関連する日付はシステムが自動反映します
  • データが不完全な状態（チェック未完了）で契約書を生成しないでください
  • Square タブで金額を直接修正しないでください。 修正は Pipedrive で行ってください
  • 一般ユーザーはシステム設定を変更しないでください。 疑問がある場合は Joy までご連絡ください
  • BD 側がフローBの契約書を自分で DocuSign 送信しないでください
  • 本システムで生成した PDF を自分で修正したり、自作の契約書ファイルを使用したりしないでください。 本システム以外で作成されたファイルは一切受け付けません
  • PDF 提出時にクリニック名・署名担当者・署名担当者のメールアドレスが揃っていない場合、送信を代行できません

8. 問い合わせ先

内容担当
システム操作の疑問、フローの調整Joy
契約書の送付（フローB）、DocuSign の言語誤りYua（不在時は Joy が代理）
金額の決裁BD Head
契約の最終承認Ethan
支払期限の調整、管理権限の操作Yua、Joy

9. 関連リンク

名称リンク
PD契約システムhttps://sales.1talk.jp/jp/pd-contract
収益・入金管理https://sales.1talk.jp/jp/payment-tracking
契約書PDFの保存フォルダPD契約システム ページ右上の「Drive フォルダを開く」
署名状況・署名完了通知Slack #feed-jp-integration
送信ルール（Docs 命名規則）Notion：JP 業務フロー作業ガイド

付録：既知の未修正項目

以下はシステムの表示と実際の挙動が一致していない箇所です。実際の生成結果には影響しません。 調整予定リストに登録済みです。

  1. 契約書生成ボタンのカテゴリ表示が組み合わせプランを反映していない（例：実際は AI＋Google を生成しているが、ボタンには「Ai」のみ表示）
  2. 生成ブロックの説明文が旧来の「07 カテゴリ」の記載のまま
  3. Square タブ上部の「初期費用と月額費用は別々の決済リンクを作成してください」という説明文が、現行の「全商品まとめて1枚」と一致していない
  4. Pipedrive メモ欄の「読み取り専用で、Pipedrive には書き込みません」という説明文が、実際の双方向連動の挙動と一致していない

本版に含まれない事項

以下の項目は別途規定し、次版以降で追記します：